关于开展全院本科学生档案核查的通知
2018-12-13  点击:

 

各教学院系:

   为确保我院学生档案的完整性,现就我院开展全院全日制本科(含专升本)学生档案的核查事宜通知如下:

   一、档案核查对象:

   我院全日制本科(含专升本)学生档案。

   二、核查主要内容:

       1、档案份数:辅导员所接管的本专业学生,必须是“一人一档案”,档案份数与学生数一致。及时处理落实多余档案缺失档案工作,非本辅导员管理的多余档案(含休学已复学的、退学、转专业、留降级等),须及时办理移交手续;对学生档案有缺失的,须及时做好催缴转入工作,学生档案20181227前因任何原因无法转入本辅导员手中的,档案丢失处理

       2、档案内容:学生档案内容主要包括两大部分:(一)新生入学前档案(包括:高中学籍档案、高中体检表、党团组织材料等);专升本新生档案材料:应包括高中学籍档案和专科学校学籍档案。(二)入院后归档材料(包括:入学体检材料、学籍材料、成绩鉴定材料、奖惩材料、毕业材料、党团组织材料等)。

   本次核查的项目有:①入学前档案及其完整性、入院后归档材料中的②“学生基本情况登记表”、③“新生入学体检表(2017级学生才有)”“军训鉴定表”、⑤“党团组织材料”、⑥“学年鉴定表”、⑦“学籍变动材料”、⑧“学生奖惩材料”。辅导员在核查档案内容时,应逐一检查,逐一登记,截至20181227,新生入学前档案的部分材料仍有缺失的,按档案丢失处理入院后的归档材料有缺失的,请联系相关部门及时办理材料补齐与重新归档的手续

   三、相关要求:

        1、“多余档案”处理:休学、应征入伍但未返校的档案,仍由原辅导员保管;休学已复学、退役返校、转专业、留降级等,请于20181227日前将其档案整理完整后移交至新接管的辅导员手中退学、转学等学生档案,档案材料整理完整后移交至www.sd757.com陈华云处。移交时均须填写《诚毅学院学生档案流动登记表》(见附件3)。

       2、“缺失档案”处理:档案或档案部分材料丢失的须填写《学生档案丢失责任书》(见附件2),一式两份,一份给造成档案材料丢失的责任人、一份存入学生档案袋内,同时复印一份报送www.sd757.com(此前已写过丢失责任书的,不再重复填写)。

       3、如需要调档函的,请辅导员填写调档函(见附件1),加盖系章后,由学生根据实际需要将调档函寄出提档。

       4、请各教学院系辅导员认真填写《2018年全院全日制本科学生档案核查情况登记表》(见附件4,每个辅导员一份)。2018年全院全日制本科学生档案核查情况登记表》、《学生档案丢失责任书》已退学(或转学)的档案请于20181228送交www.sd757.com陈华云处(电子档传550237937@qq.com)。送交后,若有学生档案新转入,请辅导员及时向陈华云处报备。

                                     集美大学诚毅学院www.sd757.com

                                                                                   20181211  

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